Jiří Brejcha » Outlook

MAPILab nástroje pro Outlook a Exchange Server

Jiří Brejcha — Sun, 23 Aug 2009 12:04:13 +0000

Pokud byste rádi svůj Outlook nebo Exchange Server obohatili nějakou zajímavou funkcí, zkuste se podívat na nabídku MAPILab. Z Exchange pluginů mě zaujal Rules for Exchange. Oproti klasických serverovým pravidlům je mnohem flexibilnější a přidává nové funkce.

MAPILab umí i velmi pěkné pluginy do Outlooku. Velmi mocný je balíček 18 pluginů nazvaný MAPILab Toolbox for Microsoft Outlook. Najdete mezi nimi mimo jiné nástroj pro skrytí faxových čísel. Často jsem od uživatelů slýchal stížnosti, proč Outlook při přidávání adresátů do nového e-mailu zobrazuje kromě klasických poštovních kontaktů i ty faxové. Právě nástroj Hide Fax Numbers toto řeší. Subscription Manager poskytuje automatické přihlašování a odhlašování k odebírání e-mailových novinek. Message AutoFill zase automaticky posílá skryté kopie odchozích e-mailů na zvolenou adresu. Navíc umí odpověď automaticky poslat z účtu, který odpovídá složce, kam byla zpráva doručena.

Zkrátka potřebujete-li rozšířit funkčnost vašeho Exchange Serveru či Outlooku, zkuste prozkoumat nabídku MAPILab. Je to velmi zajímavý zdroj nástrojů pro práci s poštou.

Vytvořte si vlastní panel nástrojů a klávesové zkratky v Outlooku

Jiří Brejcha — Fri, 29 May 2009 04:12:23 +0000

Dnešní tip je určen především pro ty, kteří si potrpí na klávesové zkratky. Ukážeme si, jak si vyrobit vlastní panel nástrojů s nejpoužívanějšími funkcemi Outlooku a přiřadíme jim vlastní klávesové zkratky.
Klasické funkce, jakými jsou psaní nových e-mailů, odpovídání na příchozí zprávy a mazání zpráv, již klávesové zkratky mají přiřazené od Microsoftu. Pokud ale máte rádi pořádek, pak jistě mimo jiného zprávy třídíte do složek na základě jejich obsahu. Právě přesouváním a kopírováním zpráv do složek se budeme zabývat. Vytvoříme si nový panel s těmito dvěma funkcemi a přiřadíme jim klávesové zkratky. Podle níže popsaného postupu můžete do panelu zahrnout další naprosto libovolnou funkci Outlooku, kterou často používáte. Celé rozhraní si máte možnost sestavit tak, abyste měli všechny potřebné funkce ihned k dispozici.

V Outlooku vstupte do nabídky Zobrazit. Zde vyberte Panely nástrojů a v podmenu zvolte Vlastní.

2. V nově otevřeném dialogovém okně Vlastní přejděte na záložku Panely nástrojů.
3. Kliknutím na tlačítko Nový založte nový panel nástrojů a vyplňte jeho název. Pro ilustraci zvolme například jméno Zkratky.

4. V okně Outlooku se objeví nový plovoucí panel. Uchopte ho levým tlačítkem myši a umístěte jej v pravém horním rohu okna Outlooku, kde končí stávající panely.

5. Ve stále otevřeném okně Vlastní se přepněte na záložku Příkazy a pokračujte stiskem tlačítka Přeuspořádat příkazy.

6. Přepněte se v horní části okna do režimu Panel nástrojů a z rozbalovacího seznamu poté zvolte námi nově vytvořený panel Zkratky.

7. Tlačítkem Přidat otevřete dialog s výběrem všech funkcí. V jeho levé části vyberte kategorii Úpravy. V pravé části pak postupně Kopírovat do složky a Přesunout do složky. Přidání každé z funkcí potvrďte stiskem tlačítka OK.
8. Okno Přeuspořádat příkazy by nyní v sekci Ovládací prvky mělo obsahovat obě přidané funkce. Každou z nich postupně vyberte levým tlačítkem, klikněte na tlačítko Změnit výběr a zvolte Pouze text (vždy).
9. Nyní máme vytvořen nový panel s funkcemi a přiřadíme jim klávesové zkratky. Pro přesun do složky požadujme například zkratku Alt+1 a pro kopírování do složky Alt+2.
10. Vše provedeme ve stále otevřeném okně Přeuspořádat příkazy. Levým tlačítkem vyberte ovládací prvek Přesunout do složky a klikněte na tlačítko Změnit výběr.
11. Do pole Název vložte místo původního textu &1 Přesunout do složky a zadání potvrďte klávesou Enter.

12. Nyní analogicky vyberte v okně Přeuspořádat příkazy na prvek Kopírovat do složky. Tlačítkem Změnit výběr otevřete nabídku v níž do pole Název vložte řetězec &2 Kopírovat do složky.
13. V tuto chvíli můžete tlačítkem Zavřít uzavřít okna Přeuspořádat příkazy a Vlastní.
14. Obě nově přidané funkce do panelu můžete vyvolat jejich klávesovou zkratkou, tedy Alt+1 nebo Alt+2.

Zahrnete-li do názvu funkce umístěné v panelu znak „&“ následovaný číslicí, bude funkci automaticky vytvořena klávesová zkratka ve formátu Alt+číslice.

Tento článek byl napsán pro časopis Computer.

Outlook: Alternativní e-mailová adresa pro odpověď

Jiří Brejcha — Wed, 27 May 2009 05:09:14 +0000

Obvyklé chování poštovního klienta je takové, že pokud někomu odešlete e-mail a on vám odpoví pomocí tlačítka Odpovědět, pak poštovní klient automaticky předvyplní do pole Komu e-mailovou adresu, ze které jste dané osobě e-mail odeslali.
Někdy ovšem může být velice výhodné nechat si odpovědět na adresu jinou. Píšete například e-mail z kolegova počítače, ale odpověď chcete doručit do své poštovní schránky. Nebo naopak můžete chtít, aby reakce na zprávu, odeslanou zvašeho účtu, byla doručena kolegovi, do jehož kompetence spadá vyřizování tohoto typu příchozí korespondence. Přesně pro tyto případy můžete využít jednu z mnoha funkcí Microsoft Outlooku.

Vytvořte v Outlooku nový e-mail.
Do pole Komu vyplňte adresu příjemce zprávy.
V pásu karet (Ribbon) zvolte nabídku Možnosti a klikněte na volbu Odpovědi doručovat na adresu.
Do nově otevřeného dialogu vložte adresu, na kterou si přejete přijmout odpověď na právě odesílanou zprávu. Okno uzavřete tlačítkem Zavřít.
Jakmile si adresát zprávu přečte a odpoví na ni, jeho poštovní klient bude adresovat odpověď na vámi požadovanou adresu.

Tento článek byl napsán pro časopis Computer.

Opožděné odesílání všech odchozích zpráv z Outlooku

Jiří Brejcha — Mon, 25 May 2009 09:03:42 +0000

Také se vám tu a tam stane, že opomenete přiložit k e-mailové zprávě slibovanou přílohu? Nebo snad po několika okamžicích po odeslání zprávy zjistíte, že jste do ní jednu z myšlenek zapomněli napsat? Pak nejen pro vás je následující tip. Ukážeme si jak v Outlooku nastavit prodlevu mezi stiskem tlačítka Odeslat a skutečným odesláním zprávy. Tak si vytvoříme určitý časový interval po odeslání e-mailu, kdy je ještě možné napravit jeho případné nedostatky. Tímto zpoždením budou ovlivněny veškeré odchozí zprávy, takže doporučuji nenastavovat jeho hodnotu na příliš velkou hodnotu, aby zprávy, které chcete odeslat ihned, odcházely v rozumném časovém horizontu.

Otevřete nabídku Nástroje a zvolte položku Pravidla a oznámení.
Zde zvolte možnost Nové pravidlo.
V horní části dialogu v sekci Vytvořit zcela nové pravidlo vyberte Kontrolovat zprávy po odeslání.
V dalším kroku průvodce nic nenastavujte a klikněte rovnou na tlačítko Další. Výzvu, zda opravdu chcete použít pravidlo na všechny zprávy potvrďte tlačítkem Ano.
Jako akci zvolte Pozdržet doručení o počet minut.
Ve spodní části okna klikněte na modře zvýrazněné slovo Počet a zadejte délku prodlevy odesílaných zpráv v minutách. Pokračujte stistkem tlačítka Další.
Výjimky nezadávejme a pokračujte opět tlačítkem Další.
Tlačítkem dokončit se uzavře průvodce a nastartuje námi vytvořené pravidlo. Okno pravidel zavřete pomocí tlačítka OK.
Odchozí zprávy od této chvíle budou čekat ve složce Pošta k odeslání, dokud neuplyne stanovený čas.

Tento článek byl napsán pro časopis Computer.

Outlook 2007 – úpravy nastavení přes registry

Jiří Brejcha — Thu, 14 May 2009 05:41:46 +0000

Připravuji si unattended instalaci Office a především Outlooku. To vyžaduje i jistou dávku sledování Outlooku při jeho práci s registry. Některé zásahy jsou totiž hodně těžko zjistitelné a nedají se nikde vyhledat. Některé volby jsou naklikat přímo v grafickém rozhraní Outlooku, ale to nebyl můj cíl. Potřebuji nastavit následující a vše přímo přes registry.

Požadavky

Vypnout v Outlooku 2007 panel Oblíbené složky.
Vypnout po prvním spuštění Outlooku 2007 dotaz, zda má spravovat RSS kanály.
Vypnout po prvním spuštění Outlooku 2007 zobrazení dialogu Privacy options (zdali se mají stahovat aktualizace, zda se chcete podílet na zlepšení produktu atd.)

Obsah .REG souboru

Uložením následujícího kódu do .REG souboru a jeho spuštěním aplikujete nastavení.

Windows Registry Editor Version 5.00

;zakaze zobrazovani panelu Oblibene slozky
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Preferences]
„HideMailFavorites“=dword:00000001

;vypne zobrazeni Privacy options pri prvnim spusteni
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\User Settings\Product code]
„Count“=dword:00000001
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Common\General]
„Authorized“=dword:00009904
„ShownOptIn“=dword:00000001

;zakaze dotaz, zda ma spravovat RSS kanaly pri prvnim spusteni
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Options\General]
„PONT_STRING“=“48″

Outlook: Alternativní e-mailová adresa pro odpověď

Jiří Brejcha — Fri, 08 May 2009 10:25:58 +0000

Obvyklé chování poštovního klienta je takové, že pokud někomu odešlete e-mail a on vám odpoví pomocí tlačítka Odpovědět, pak poštovní klient automaticky předvyplní do pole Komu e-mailovou adresu, ze které jste dané osobě e-mail odeslali.
Někdy ovšem může být velice výhodné nechat si odpovědět na adresu jinou. Píšete například e-mail z kolegova počítače, ale odpověď chcete doručit do své poštovní schránky. Nebo naopak můžete chtít, aby reakce na zprávu, odeslanou z vašeho účtu, byla doručena kolegovi, do jehož kompetence spadá vyřizování tohoto typu příchozí korespondence. Přesně pro tyto případy můžete využít jednu z mnoha funkcí Microsoft Outlooku.

Vytvořte v Outlooku nový e-mail.
Do pole Komu vyplňte adresu příjemce zprávy.
V pásu karet (Ribbon) zvolte nabídku Možnosti a klikněte na volbu Odpovědi doručovat na adresu.

Do nově otevřeného dialogu vložte adresu, na kterou si přejete přijmout odpověď na právě odesílanou zprávu. Okno uzavřete tlačítkem Zavřít.

Jakmile si adresát zprávu přečte a odpoví na ni, jeho poštovní klient bude adresovat odpověď na vámi požadovanou adresu.

Tento článek byl napsán pro časopis Computer.

Outlook: Nastavujeme opožděné odesílání všech odchozích zpráv

Jiří Brejcha — Fri, 01 May 2009 17:20:07 +0000

Také se vám u a tam stane, že opomenete přiložit k e-mailové zprávě slibovanou přílohu? Nebo snad po několika okamžicích po odeslání zprávy zjistíte, že jste do ní jednu z myšlenek zapomněli napsat? Pak nejen pro vás je následující tip. Ukážeme si jak v Outlooku nastavit prodlevu mezi stiskem tlačítka Odeslat a skutečným odesláním zprávy. Tak si vytvoříme určitý časový interval po odeslání e-mailu, kdy je ještě možné napravit jeho případné nedostatky. Tímto zpožděním budou ovlivněny veškeré odchozí zprávy, takže doporučuji nenastavovat jeho hodnotu na příliš velkou hodnotu, aby zprávy, které chcete odeslat ihned odcházeli v rozumném časovém horizontu.

Otevřete nabídku Nástroje a zvolte položku Pravidla a oznámení.
Zde zvolte možnost Nové pravidlo.
V horní části dialogu v sekci Vytvořit zcela nové pravidlo vyberte Kontrolovat zprávy po odeslání.

V dalším kroku průvodce nic nenastavujte a klikněte rovnou na tlačítko Další. Výzvu, zda opravdu chcete použít pravidlo na všechny zprávy potvrďte tlačítkem Ano.

Jako akci zvolte Pozdržet doručení o počet minut.
Ve spodní části okna klikněte na modře zvýrazněné slovo Počet a zadejte délku prodlevy odesílaných zpráv v minutách. Pokračujte stiskem tlačítka Další.

Výjimky nezadávejme a pokračujte opět tlačítkem Další.
Tlačítkem dokončit se uzavře průvodce a nastartuje námi vytvořené pravidlo. Okno pravidel zavřete pomocí tlačítka OK.
Odchozí zprávy od této chvíle budou čekat ve složce Pošta k odeslání, dokud neuplyne stanovený čas.

Tento článek byl napsán pro časopis Computer.

Utilita pro rychlé odblokování zakázaných příloh v Outlooku

Jiří Brejcha — Tue, 15 Jul 2008 12:33:50 +0000

V minulosti jsem již psal článek na toto téma. Dnes se ale podíváme na daleko rychlejší a snadnější způsob odblokování příloh.

Veškerou špinavou práci za vás totiž může udělat nástroj nazvaný CodeTwo Attach Unblocker. Řeknete mu, které typy příloh si přejete odblokovat a on se postará o všechna nastavení. Výhodou je i jeho integruje přímo do Outlooku a podpora snad všech verzí Outlooku a Windows. Naleznete ho v menu Nástroje -> Možnosti.

Podporované verze:
Microsoft Outlook 98 / 2000 / 2002 / 2003 / 2007
Microsoft Windows 2000 / XP / 2003 / Vista

Info: http://www.codetwo.com/pages/freeware/attach_unblocker.php
Download: http://www.codetwo.com/downloads/AttachUnblockerSetupEN.exe