Category: Office 2007

Podobně jako položky míst v dialogových oknech Otevřít a Uložit ve Windows je možné upravit i položky zrychlené volby umístění v Microsoft Office. Stanovme si stejný cíl jako v předchozím tipu. Rádi bychom nabídce měli kromě, systémem přednastavených standardních, i zástupce odkazujícího na naši složku s dokumenty. Ta se nachází ve složce D:\Práce\2009\. Přejděme rovnou k samotnému návodu, jak to zařídit.

1. Spusťte libovolnou aplikaci Microsoft Office. Nezáleží na tom, zda jde o Word, Excel či Powerpoint.
2. Vyvolejte dialog pro otevření či uložení souboru. Můžete využít například klávesovou zkratku CTRL+O.
3. Přejděte do složky, kterou chcete přidat do seznamu umístění v levé straně dialogu.
4. Klikněte pravým tlačítkem myši přibližně v místě zachyceném na obrázku a vyberte možnost Přidat složku následovanou jejím názvem. V naší ukázce jde konkrétně o složku 2009.



5. Výsledek vašeho snažení může vypadat přibližně takto.

Poznámka: Úpravy dialogu se dotýkají všech aplikací Microsoft Office a jsou společné pro dialogy otevření i uložení dokumentů.

Tento článek byl napsán pro časopis Computer.

Častým zklamáním uživatelů Microsoft Office Outlooku je zjištění, že se v rámci jednoho poštovního profilu v daný okamžik mohou připojit pouze k jednomu serveru Exchange. Mnozí externí pracovníci tak ztrácí možnost plnohodnotné práce se svými poštovními schránkami, které jsou pod správou různých organizací. Jediným podporovaným řešením ze strany Microsoftu je připojit se k prvnímu serveru pomocí Outlooku a k obsahu druhé poštovní schránky přistupovat přes webové rozhraní Outlook Web Access (OWA), které připomíná odlehčenou verzi Outlooku.

My si ukážeme, jak výše uvedené omezení obejít a připojit se k oběma exchangovým účtům zároveň. Dovolím si poznamenat, že Microsoft tento scénář oficiálně nepodporuje a není tedy vhodné ho zavádět v rámci celé organizace. Ovšem pro naše účely je plně funkční a mnohým z vás jistě usnadní každodenní práci.

1. Stáhněte si nástroj ExtraOutlook. Ten vám umožní spustit dvě instance Outlooku, které opravdu běží současně, jak napovídá obrázek. Každá z nich pak pro připojení k serveru využívá jeden z nakonfigurovaných poštovních profilů.

2. Rozbalte obsah staženého komprimovaného ZIP archivu do složky “C:\Program Files\ExtraOutlook“. Po dokončení této operace byste měli v umístění “C:\Program Files\ExtraOutlook“ najít soubor „ExtraOutlook.exe“.

3. Otevřete Start | Ovládací panely | Pošta | Zobrazit profily. Tlačítkem Přidat založte první poštovní profil. Nazvěte ho tak, abyste jej na první pohled rozlišili. Po vytvoření profilu zadejte údaje potřebné pro připojení k poštovní schránce Exchange serveru.

4. Stejně jako v kroku 3 vytvořte i druhý poštovní profil a vyplňte všechny údaje nezbytné pro připojení k druhému poštovnímu serveru.

5. Před zavřením dialogu Start | Ovládací panely | Pošta | Zobrazit profily aktivujte volbu “Nabídnout výběr profilu”.

6. Nyní můžete spustit Outlook tak, jak jste zvyklí. Po jeho spuštění si vyberte první z nabízených profilů a přihlaste se ke schránce.

7. Klikněte pravým tlačítkem na pracovní ploše Windows. Dále vyberte Nový | Zástupce.

8. Do pole Zadejte umístění položky vložte následující řetězec včetně uvozovek:

“C:\Program Files\ExtraOutlook\ExtraOutlook.exe” “C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Outlook.exe”

Cesta “C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Outlook.exe” se může lišit v závislosti na verzi Office, kterou používáte. Office12 je označení verze Microsoft Office 2007.

9. Do pole Zadejte název tohoto zástupce vložte název zástupce, který bude reprezentovat druhou instanci Outlooku. Tedy například „Outlook II“.

10. Na ploše poklepejte na zástupce vytvořeného v předchozím kroku. Spustí se druhá instance Outlooku.

11. Vyberte druhý z poštovních profilů a případně se přihlaste svým uživatelským jménem a heslem.

12. Nyní máte spuštěny dvě instance Outlooku. Každá je připojena k jednomu serveru Exchange. Máte-li vícemonitorové pracoviště, můžete si přehledně umístit každé okno Outlooku na separátní monitor.

13. Pokud vás zajímá, co se děje na pozadí, všimněte si, že běží dva procesy Outlooku.

Obsah každé poštovní schránky je uložen v samostatném datovém souboru.

Poznámka: Obdobný postup lze užít k připojení i k více než dvěma serverům Exchange.

TIP: Cestu zástupce, který startuje přímo Outlook.exe můžete upravit na “C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE” /profile outlook”, kde poslední parametr reprezentuje profil, se kterým bude Outlook startovat. Nebude se tedy při každém spuštění zobrazovat výzva k výběru profilu. Zvolí se automaticky.

Tento článek byl napsán pro časopis Computer.

Nedávno jsem narazil na zajímavý problém s Outlookem. Chtěl jsem ho standardně ukončit Outlook, ale on stále zůstal spuštěn. Na liště v tray oblasti zůstala jeho ikona a proces stále běžel. Dal se pak ukončit pouze přes správce úloh. Pomohlo mi následující řešení. V zásadě jde o to provést kontrolu datových souborů Outlooku.

1. Ve složce C:\program files\Microsoft Office\Office12 (nebo Office11 pro Microsoft Office 2003) najděte a spusťte utilitu scanpst.exe.
2. V něm zadejte cestu k datovým souborům Outlooku (.PST). Jejich výchozí umístění je C:\Documents and Settings\Jirka\Local Settings\Data aplikací\Microsoft\Outlook\, kde Jirka nahraďte vaším uživatelským jménem. Složka je skrytá. Pro její zobrazení si zapněte zobrazování skrytých souborů.



3. Spusťte kontrolu souborů .PST a po dokončení utilitu ukončete.
4. Teď by mělo vše fungovat. Pokud náhodou ne, může být na vině nesprávně fungující doplněk Outlooku.

Snad každý v dnešní době pracuje s elektronickou poštou. Výrobci e-mailových klientů zahrnují do nových verzí množství užitečných funkcí a dopřávají nám tak stále větší uživatelský komfort. Můžete číst poštu z přímo z vašeho telefonu, můžete se ke své schránce přihlásit téměř odkudkoliv a s řadou běžných úkonů vám pomůže právě poštovní klient. Hlídá, zda píšete gramaticky správně, podepíše za vás odchozí e-mail nebo jednoduše zkontroluje, zda jste k němu nezapomněli připojit přílohu. Kromě těchto skvělých možností se ale můžete při běžné práci setkat s úskalími, které za vás již samotný Outlook či jiný poštovní klient nevyřeší.

Také se vám stalo, že vám do Outlooku dostaly některé položky vícekrát? Pokud je jich málo, jistě si poradíte sami. Co si ale počít, když zjistíte, že všechny e-maily za poslední rok jsou ve schránce uloženy duplicitně? Pojďme si ukázat, jak je možné takovou situaci elegantně vyřešit.
Pro naše účely bude ideální volně šiřitelný nástroj Outlook Duplicate Items Remover (ODIR). S přehledem dokáže odstranit veškeré duplicitní položky z vašeho Outlooku. Poradí si se zdvojenými e-maily, položkami kalendáře, kontakty, úkoly a poznámkami.

Přejděme rovnou k ukázce. Představte si, že vám v poštovní schránce spravované Outlookem 2007 ve složce „Novinky“ vznikly duplicitní e-maily. Ptáte se, jak ty přebytečné z nich odstranit?

1. Stáhněte si nástroj ODIR.

2. Ukončete Outlook a program nainstalujte.

3. Po dokončení instalace spusťte Outlook. Všimněte si nového menu v horní nabídce.

4. Klikněte na nově přidané menu „ODIR“ a následně na „Remove duplicate items“.

5. Vyčkejte na otevření okna nástroje ODIR. Jakmile se objeví, vyberte složku, v níž si přejete duplicity odstranit. V našem případě to bude složka „Novinky“.

6. Stiskem tlačítka „Remove duplicate items“ spustíte samotný proces čištění.

7. Položky vyhodnocené jako duplicitní najdete v nově vytvořené podsložce „ODIR_Novinky“ a dle vašeho uvážení je můžete smazat.

Tento článek byl napsán pro časopis Computer.